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Como evitar a paralisação da operação durante o inventário?
Descubra como realizar um inventário de estoque sem precisar interromper completamente a operação. Veja estratégias para controlar movimentações, organizar a equipe e agilizar a contagem.
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Realizar um inventário de estoque pode parecer incompatível com uma operação que precisa continuar funcionando. Afinal, enquanto a equipe realiza a contagem, a empresa pode continuar recebendo mercadorias, separando pedidos, movimentando produtos e realizando expedições.
Porém, isso não significa que seja necessário interromper completamente as atividades para conseguir fazer uma contagem confiável.
Com planejamento e controle das movimentações, é possível realizar o inventário reduzindo os impactos sobre a rotina da empresa.
Planeje o inventário antes de iniciar
O primeiro passo para evitar uma paralisação desnecessária é definir como o inventário será realizado.
Antes de iniciar a contagem, estabeleça quais áreas serão inventariadas, quais produtos serão contados, quem participará da operação e em quais horários cada etapa acontecerá.
Também é importante identificar os períodos de maior movimentação do estoque. Se determinados horários concentram grande parte das entradas e saídas, programar a contagem para períodos de menor movimento pode facilitar bastante o processo.
Um bom planejamento permite organizar a contagem sem interferir mais do que o necessário na operação.
Divida o estoque em áreas ou etapas
Não é necessário contar todo o estoque de uma única vez.
Uma alternativa é dividir a operação em setores, corredores, endereços ou categorias de produtos. Enquanto uma área está sendo inventariada, outras podem continuar funcionando normalmente.
Por exemplo:
- Área A: em contagem;
- Área B: recebimento e movimentação;
- Área C: separação de pedidos;
- Área D: expedição.
Essa divisão permite que a empresa mantenha parte da operação funcionando enquanto a equipe realiza a contagem em outra área.
Controle as movimentações durante a contagem
Um dos maiores desafios de realizar um inventário com a operação funcionando é controlar o que entra e sai do estoque enquanto a contagem acontece.
Imagine que um produto tenha sido contado pela manhã, mas algumas unidades sejam retiradas do endereço logo depois. Se essa movimentação não for registrada corretamente, a quantidade encontrada posteriormente pode não coincidir com a contagem realizada.
Por isso, é importante estabelecer regras para as movimentações durante o inventário.
Uma alternativa é utilizar áreas ou períodos de contagem definidos, registrando qualquer movimentação que ocorra nesses locais.
Quanto maior o controle sobre as movimentações, menor o risco de gerar divergências durante o inventário.
Utilize coletores de dados para agilizar a contagem
O tempo necessário para realizar um inventário também influencia diretamente o impacto sobre a operação.
Quanto mais rápida e organizada for a contagem, menor será o período em que determinadas áreas precisarão ficar sob controle.
Os coletores de dados permitem realizar a leitura dos códigos de barras diretamente no local onde os produtos estão armazenados. Assim, a equipe consegue identificar o item e registrar sua quantidade sem depender de anotações em papel.
Além de agilizar a operação, esse processo pode reduzir erros de digitação e facilitar a organização das informações coletadas.
Organize a equipe de acordo com cada etapa
Outro ponto importante é evitar que todos os funcionários precisem parar suas atividades para participar do inventário.
Uma equipe específica pode ficar responsável pela contagem enquanto os demais colaboradores continuam realizando suas funções normalmente.
Dependendo do tamanho da operação, também é possível dividir os responsáveis entre:
- contagem;
- recontagem;
- movimentação dos produtos;
- acompanhamento das divergências;
- controle das informações.
Essa divisão ajuda a manter o inventário organizado sem comprometer toda a mão de obra disponível.
Priorize áreas de menor movimentação
Nem todos os setores do estoque precisam ser tratados da mesma maneira.
Áreas com produtos de baixa movimentação podem ser inventariadas durante o funcionamento normal da empresa com menor risco de interferência.
Já locais que concentram grande quantidade de pedidos ou movimentações podem ser programados para horários específicos, como antes do início das atividades, após o encerramento ou durante períodos de menor demanda.
Essa estratégia permite adaptar o inventário à realidade da operação.
Utilize um sistema para acompanhar as contagens
Quando as informações são registradas de forma organizada, fica mais fácil acompanhar o que já foi contado, identificar divergências e saber quais áreas ainda precisam ser verificadas.
Um aplicativo de inventário pode centralizar essas informações e facilitar o acompanhamento da operação.
O INVPRO, por exemplo, combina aplicativo de inventário e coletores de dados para auxiliar no registro das contagens durante a operação.
Dessa maneira, a equipe pode acompanhar as informações coletadas e trabalhar com um processo mais organizado, sem depender exclusivamente de anotações manuais.
O inventário precisa parar a operação?
Nem sempre.
Em algumas situações, especialmente em operações com grande volume de movimentação, pode ser necessário interromper determinadas atividades temporariamente. Porém, isso não significa que todo o estoque ou toda a empresa precise ficar parada durante o inventário.
O mais importante é avaliar a operação e definir quais áreas precisam ser controladas, em quais horários e como as movimentações serão registradas.
Com planejamento, divisão das áreas, controle das movimentações e ferramentas adequadas, é possível reduzir bastante o impacto do inventário na rotina.
Reduzir o tempo do inventário é melhorar o processo
Evitar a paralisação da operação durante um inventário depende principalmente de organização.
Dividir o estoque em etapas, planejar os horários de contagem, controlar as movimentações e utilizar ferramentas que agilizem o registro das informações são medidas que podem tornar o processo mais eficiente.
O objetivo não é simplesmente realizar a contagem o mais rápido possível, mas encontrar uma forma de inventariar o estoque sem comprometer desnecessariamente as atividades da empresa.